核銷與結案：憑證怎麼留、哪些地方容易被退件

補助款要依核定的計畫使用，並以憑證證明。核銷做得不好，輕則補件拖延撥款，重則被扣減。越早建立紀錄的習慣，越輕鬆。

執行期間就要做的事

• 開立專帳或專用科目：把補助相關的支出和公司其他支出分開，結報時才查得出來。
• 憑證要抬頭、品名、金額、日期完整，並與核定的預算項目對得上。
• 重大採購或變更要先看須知有沒有要求比價、事先同意。
• 每個月對一次帳：實際支出與預算進度的差異，早發現早調整。
• 保存付款證明（匯款、轉帳紀錄）與驗收紀錄，必要時能回溯。

結案常見的文件

• 成果報告：對照當初的目標與指標，說明做到了什麼。
• 經費結報表：依核定科目列出實際支出，附憑證。
• 其他：照片、驗收證明、智慧財產相關文件等，依須知。

容易被退件的地方

• 憑證日期落在計畫執行期間之外。
• 支出項目不在核定預算內，也沒有事先申請變更。
• 憑證資訊不完整，或與付款紀錄對不上。
• 成果與當初承諾的指標差距太大，又沒有說明或變更紀錄。

核銷規則每個計畫不同，以核定函、須知與主辦單位的核銷說明為準；有疑問先問承辦人，不要自己猜。